Diseño de un sistema de gestión de control de almacén (página 2)

• Alto impacto en la producción.

• Alto impacto en la imagen del negocio.

Métodos para el control de discrepancias • Programa anual de verificación (Conteo y verificación) • Programa rotativo mensual.

• Programa con base en el ABC • Programa diario con base en el último movimiento

CAPÍTULO IV

Marco metodológico

En este capítulo se describen las herramientas utilizadas, en este período investigativo, descripción del tipo de estudio, descripción de la población y muestra, los recursos e instrumentos utilizados, las técnicas para recolección de datos y el procedimiento.

4.1. Tipo de Investigación De acuerdo con la estructura de la investigación a desarrollar, se implementó un estudio descriptivo apoyado en una investigación de campo, evaluativa y aplicada, de tipo no experimental y cualitativa.

ü Descriptivo: Debido a que, especifica minuciosamente cada una de las características que se encuentran inmersas en la Gerencia de Procura de la empresa mixta de PETROURICA, S.A así como también, se describen, la distribución física, el origen de los problemas y posibles soluciones.

ü Campo: Ya que, fue realizada directamente en la empresa, lo cual hizo posible el contacto directo entre investigadores y el problema, de una manera participativa u omnisciente. Se llevó a cabo la recolección de los datos, necesarios para diseñar el sistema de almacenamientos y la realización de inventario, se obtendrán de forma directa en el almacén de Petroanzoátegui ubicado en San Diego Cabrutica Y en la macolla E3.

ü Evaluativa: Puesto que, luego de describir el proceso, inmediatamente se comienzan a evaluar detalladamente todos los problemas así como sus causas. Se pudo detectar las fallas más recurrentes en el proceso de almacenamiento de los almacenes utilizado por la Gerencia de Procura de la empresa mixta de PETROURICA, S.A, ya que no cuenta con su propio almacén y no existe un sistema de control de inventario lo cual genera una mala distribución de los artículos y retrasos al momento de realizar una actividad de mantenimiento por parte de la Gerencia.

ü Aplicada: Ya que, tiene como propósito, establecer ideas que logren mejorar el control de inventario de la Gerencia de Procura de la empresa mixta de PETROURICA, S.A. Los resultados obtenidos de todo el estudio permitieron diseñar un sistema de almacenamiento y realización de un inventario para optimizar así el funcionamiento en los almacenes utilizados por EMX PETROURICA, S.A.

4.2. Población y Muestra Teniendo en cuenta que la población comprende la totalidad de unidades involucradas en un fenómeno de estudio y a la muestra como una porción representativa de la población; la población y muestra en esta investigación la integran todas actividades de gestión que se realizan en el almacén de la Gerencia de Procura de la empresa mixta de PETROURICA, S.A. En la cual ambas son coincidentes.

4.3. Técnicas e instrumentos para la recolección de datos Para obtener la información necesaria para la recolección de datos se emplearan instrumento como los siguientes:

Entrevistas Las entrevistas buscan opiniones por medio de una serie de preguntas estructuradas, elaboradas para aclarar un determinado tema.

Las entrevistas se realizaron durante todo el período de investigación en forma constante a diferentes personas en especial Al planificador de materiales que es el encargado de mantener el nivel óptimo del inventario para satisfacer la demanda de los clientes y asegurar la continuidad de las operaciones, y el almacenista, ya que, esta involucrados directamente en ejecutar las actividades de recibo, almacenamiento, preservación, verificación y despacho de materiales y equipos almacenados en los deposito bajo custodia según las normas y procedimiento de la empresa. Así como también tienen conocimiento de todos los equipos, materiales, herramientas y repuestos que se encuentran en el almacén.

Observación directa La observación directa busca la obtención de información por medio de la visualización de las actividades y el procedimiento que se utiliza en la realización de las actividades Hojas de Cálculo en Microsoft Excel Excel es un instrumento computacional, utilizado para elaborar hojas de cálculos, especialmente diseñado para la construcción de tablas y gráficas.

CAD diseño asistido por computadora Es el uso de un amplio rango de herramientas computacionales que asiste a ingenieros, arquitectos y diseñadores.

Internet Se utilizó para obtener parte de la documentación bibliográfica referente a los inventarios, seguridad industrial, métodos y medidas de seguridad, prácticas, etc.

Metodología para definir Indicadores Consultas Bibliográficas.

Para el desarrollo de este estudio de investigación fueron empleados textos de consulta, que rigen enfoques prácticos para planeación y control de inventarios.

4.4. Materiales y equipos a utilizar Recursos Humanos:

Ø Tutor Industrial.

Ø Tutor Académico.

Ø Personal de las Unidades involucradas en la gerencia de procura.

Ø Personal que realiza las actividades en el manejo de materiales y suministro de la gerencia de procura Recursos Físicos:

Ø Papel.

Ø Lápices y Bolígrafos.

Ø Computadora.

Ø Pen Drive.

Ø Impresora.

4.5. Procedimiento Metodológico.

El procedimiento que se siguió para la realización de esta investigación consta de los siguientes pasos:

4.5.1 Realizar un diagnóstico de la situación actual de la Gestión de Almacén de la Gerencia de Procura. Para la realización del diagnóstico de la situación actual se utilizarán las herramientas de calidad: análisis de causa y efecto, análisis FODA, encuestas aplicadas y cuestionarios.

La encuesta será aplicada a 08 trabajadores que conforman el Departamento de Procura. La encuesta está compuesta por siete preguntas de tipo cerrada, los resultados obtenidos de cada uno de los ítems se encuentran representados por un cuadro y por un gráfico respectivamente. La validez de contenido del instrumento será expresada por los tutores de este trabajo de investigación, profesionales de alta trayectoria profesional, los cuales son expertos en la materia o temas a desarrollar.

4.5.2 Diseñar un modelo en CAD de la estructura arquitectónica del almacén propuesto con la distribución del almacén según sus requerimientos. Primeramente se analizarán cuáles son los problemas con el espacio físico y enumerar cuales son las consecuencias que ocasiona.

Luego de enumerar los problemas, se aplicarán los conceptos y principios de distribución en planta para estudiar diversas soluciones.

Diseñar la distribución adecuada de los distinto componente del almacén como estanterías, rack. Paletas.

4.5.3 Diseñar el plano de Planta (LAYOUT), en base a la información obtenida en cuanto al stock de materiales que maneja la empresa.

Para tal fin se considerarán las dimensiones y características del proyecto de construcción del almacén provisional de 1000, que está llevando a cabo la Gerencia de Ingeniería, en las instalaciones de la macolla E3. Adicionalmente, se hará una revisión bibliográfica de normas y procedimientos a ser aplicados. Trasladar los distintos materiales existentes de los almacenes hacia la macolla E3.

4.5.4 Evaluar la aplicación de Normas para el control de las Condiciones de Seguridad, Higiene, Medio Ambiente de Trabajo y de Almacenamiento. Identificar los requerimientos de las Norma COVENIN para la gestión de almacenamiento. Se realizará una revisión bibliográfica de las Normas Covenin y los artículos de la Lopcymat, luego se elaborará formatos de cuestionarios con los requerimientos de las normas aplicados al área de almacenaje en la Macolla 03. Se realizará revisión bibliográfica de las Normas Covenin aplicadas al almacenamiento tales como: Covenin 187-92, Covenin 823-88, Covenin 2248-87, Covenin 2249-93, Covenin 2250-2000, Covenin 2237-89, Norma Covenin 2260-88 y Norma Covenin 4001:2000.

4.5.5 Identificar los requerimientos del almacén propuesto en cuanto al control de inventario, condiciones físicas, sistema de estantería, uso y equipos de manutención. Se realizará un estudio técnico de componentes y maquinarias que se van utilizar en el funcionamiento del almacén, como estantería o rack, paletas, tras paletas y montacargas.

4.5.6 Elaborar Mapa de Riesgos y Matriz de Riesgos del Almacén Propuesto. A través de la construcción del mapa de riesgo se identificarán las áreas, que resultarían afectadas como consecuencia negativa de la ocurrencia de un evento no deseado, además, también se mostrarán los diferentes elementos a considerar ante una eventualidad de esta índole, tales como extintores, rutas de escape, entre otros.

4.5.7 Identificar la fuerza laborar requerida. A través de entrevistas no estructuradas a la Gerencia de Procura se elaborará organigrama propuesto con las vacantes requeridas.

4.5.8 Realizar clasificación del inventario a través del sistema de calcificación ABC. Aplicar la metodología del A, B, C, que permite determinar y visualizar de forma simple cuales artículos con mayor valor para optimizar recurso.

4.5.9 Establecer los costos asociados al diseño de almacén propuesto. Para definir los costos asociados al diseño de almacén propuesto se considerará la información suministrada por el Gerente del Departamento de Procura en base a las proyecciones financieras realizadas por la Gerencia de Finanzas de la Empresa.

4.5.10 Definir los Indicadores de gestión de inventarios y de servicio. Establecer indicadores de gestión como Nivel de Servicio, rotación de inventario, cobertura y vejez del inventario.

CAPÍTULO V

Situación actual

En el presente capitulo se describe la situación actual de la Gerencia de

Procura de la Empresa Mixta Petrourica S.A.

5. Situación Actual de la Gerencia de Procura La Gerencia de Procura es la encargada de contribuir al plan de desarrollo de PETROURICA, S.A. a través de la procura de bienes en el menor tiempo, costo, calidad y preservando o conservando el medio ambiente, incrementando la productividad, el rendimiento y el ciclo de vida de los activos de la empresa. En la figura Nro. 3 se muestra la estructura organizativa actual de la Gerencia de Procura.

Figura Nro. 3 – Estructura Organizativa de la Gerencia de Procura Fuente: El Autor

Misión de la Gerencia de Procura Garantizar la procura oportuna nacional e internacional de bienes y los servicios asociados, la administración de inventarios y la venta de activos no productivos para PDVSA, Negocios, Filiales, Instituciones Gubernamentales y no Gubernamentales, con la excelencia de su gente, calidad, seguridad, al menor costo total, cumpliendo el marco legal vigente, en armonía con el ambiente e impulsando el desarrollo social a fin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

Visión de la Gerencia de Procura Ser la Organización líder en el proceso de procura de bienes y los servicios asociados, la administración de inventarios de materiales y la venta de activos no productivos, reconocida por la atención y el trato justo a los clientes y proveedores, su aporte y participación al desarrollo social del país, agregándoles el máximo valor a los procesos, y el estímulo al desarrollo social en las áreas de influencia de Petrourica.

Objetivos Estratégicos de la Gerencia de Procura 1. Garantizar el cumplimiento del objetivo principal de Adquisición de Bienes, de forma oportuna y con especificaciones de calidad según requerimientos, con el mínimo impacto al ambiente.

2. Velar de forma segura y confiable por la disponibilidad de los materiales y equipos, manejo y almacenamiento.

3. Administrar de manera eficaz y eficiente la ejecución del presupuesto, cumpliendo con los procedimientos, normas administrativas y financieras aplicables.

4. Mantener la formación continua del personal en relación a la procura de materiales, normativa legal y procedimientos vigentes.

Esta gerencia, es la encargada de gestionar el mayor número de solicitudes de materiales y de pedido, logrando en el menor tiempo, la implementación de lo aprobado por la unidad de contratación que corresponda. Asimismo, dentro de sus objetivos estratégicos promueve trabajar en conjunto con el usuario para satisfacer sus necesidades y promover empresas que estimulen el desarrollo industrial del país y el desarrollo social de la comunidad.

La Gerencia de Procura a través de su proceso de compra, adquiere los distintos materiales necesarios para llevar a cabo las diferentes operaciones de producción petrolera, que se ejecutan en el bloque Junín 4, de la faja petrolífera del Orinoco.

Actualmente, esta gerencia no cuenta con un almacén propio, constituido y estructurado, por lo cual la gerencia de procura se ve obligada a resguardar los materiales y equipos en almacenes que le pertenecen a otras filiares de PDVSA, como lo es el almacén de perforación de Petroanzoátegui en el Distrito Cabrutica y en el almacén de Construpatria en Pariaguán.

Esta situación, aunada a la deficiencia de personal capacitado para brindar apoyo en el área de almacenaje, ha traído como consecuencia la dificultad de poder controlar los distintos materiales adquiridos, para que las unidades usuarias que conforman Petrourica S.A., ejecuten con eficiencia las operaciones que les competen en el bloque Junín 4.

Lo anterior se manifiesta en desviaciones durante todo el proceso de almacenaje, tales como: operaciones no ejecutadas debidamente en el recibo, despacho, almacenamiento y preservación de los materiales y equipos.

Como se mencionó anteriormente, los materiales y equipos son depositados por terceros en los almacenes, lo que dificulta el control por parte de la gerencia de procura.

Finalmente, esta debilidad impacta de manera negativa a la distribución de los distintos materiales, ocasionando retrasos en los tiempos de ubicación, lo que afecta a la empresa en la toma física de inventario a la que anualmente es sometida.

A continuación se presenta Análisis FODA de la Gerencia de Procura donde se muestran las principales fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la Gestión de la Gerencia.

Tabla Nro. 1 – Análisis FODA de la Gerencia de Procura

Fuente: Petrourica 5.1. Descripción de los procesos desarrollados en la Gerencia de Procura. La Gerencia de Procura no cuenta con diagramas de los procesos que allí se ejecutan. Los mismos se realizaron en el transcurso de ésta investigación.

5.1.1 Proceso de Compra La Gerencia de procura, recibe la solicitud de pedido, prepara la orden de compra, posteriormente obtiene la aprobación y envía la orden al proveedor con las condiciones y términos de pago. (Ver Figura Nro. 4)

Fuente: El Autor

Figura N° 4 – Diagrama de Proceso de Compra.

5.1.2 Proceso Despacho de Materiales. El proceso de despacho de materiales se lleva a cabo en el área de almacén de la Empresa Mixta Petroanzoátegui, ubicado en el Distrito Cabrutica, en San Diego de Cabrutica. En la Figura Nro. 5 se muestra el diagrama de este proceso.

Figura Nro. 5 – Proceso de Despacho de Materiales

Fuente: El Autor

Generalidades en la macolla E3: Actualmente, los materiales requeridos son transferidos desde los almacenes de Petroanzoátegui y de Construpatria a la macolla E3, ya que la Empresa está desarrollando un proyecto de construcción de un almacén provisional en estas instalaciones, de igual manera cabe destacar que en esta locación están ubicados diez (10) contenedores que servirán de estructura para resguardar algunos materiales de las altas temperaturas que emanan del clima. Esta área cuenta con suficiente espacio físico para hacer una adecuada distribución de los equipos y del suministro necesario de materiales para las operaciones de producción petrolera.

Figura Nro. 6- Contenedores en la Macolla E3

Fuente: El Autor

Figura Nro. 7 – Espacio físico en Macolla E3

Fuente: El Autor.

En este orden de ideas, a pesar de que se cuenta con el espacio físico adecuado y con diez (10) contenedores en la macolla E3, no se está aplicando una distribución correcta de los materiales que están siendo trasladados a estas instalaciones, ya que no se cuenta con un equipo de trabajo enfocado totalmente en el tema de almacén.

Lo mencionado anteriormente ocasiona que el material transferido a la macolla, se deposita en el mismo lugar, donde se colocaron los primeros materiales que llegaron a esta instalación; por ende se genera una mala distribución con las consecuencias subsecuentes que se reiteran en los distintos almacenes que ha venido utilizando Petrourica S.A., tales como:

retrasos en los tiempo de ubicación de los materiales y una inadecuada gestión de control de inventario. (Ver Figuras 7 y 8)

Figura Nro. 8 – Inadecuada distribución en la Macolla E3 Fuente: El Autor

Figura Nro. 9 – Incorrecta distribución en la macolla E3

Fuente: El Autor.

5.2. Análisis FODA de la Gestión de Almacén de la Gerencia de Procura Para evaluar interna y externamente el proceso de despacho de Almacén, se realizó una matriz FODA. Dicha matriz permitió conocer las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que en la actualidad tiene la gestión de almacén (ver tabla Nro. 2).

Tabla Nro. 2 – Análisis FODA de Gestión de Almacén

5.3. Diagrama de Causa y Efecto de la Gestión de Almacén de la Gerencia de Procura A continuación se presenta un análisis causa- efecto de las deficiencias en la gestión de almacén que actualmente se lleva a cabo en el Departamento de Procura (Ver figura Nro. 10).

Figura Nro. 10 – Diagrama de Causa y Efecto

Fuente: El Autor.

Para la realización de la espina de pescado, se estudiaron cinco elementos, siendo estos los de mayor influencia en la deficiencia de la Gestión de almacenamiento de la empresa mixta Petrourica S.A. hallándose las siguientes causas para cada una de ellas:

5.3.1. Distribución La incorrecta distribución de los materiales pertenecientes a Petrourica S.A., dentro del almacén utilizado por la gerencia de procura, es causada por dos aspectos importantes: Primeramente, no se cuenta con un espacio físico apropiado por lo que los materiales, equipos, herramientas y repuestos son apilados en un mismo lugar. Segundo, la mercancía resguardada carece de clasificación, no existen criterios estratégicos para su ubicación, por ende; no existen áreas asignadas para cada tipo de material, que se ajusten a sus requerimientos y especificaciones técnicas.

5.3.2. Procesos u Operaciones En la evaluación se observó que existe falta de orden y limpieza en el área de almacenaje, lo que ocasiona obstrucción al acceso de aéreas, otro elemento que se halló como causa afectante es la demora en la entrega de materiales a las distintas unidades usuarias, causado por el desconocimiento de la ubicación, del estado y de las cantidades almacenadas de mercancía, generando esto, pérdida de tiempo en las operaciones que se llevan a cabo en el bloque Junín 4.

5.3.3. Movimiento de Materiales Para el caso de movimiento de materiales, se identificaron tres causas:

1. No se cuenta con un montacargas para el manejo de materiales de alto peso, obligando a la gerencia a pedir apoyo a otras filiales, ocasionando retraso en la entrada y salida de materiales.

2. La carencia de procedimientos que definan y estandaricen la entrada, salida y el control de inventario de los materiales.

3. Falta de espacio para circular y almacenar mercancía, esto ha originado la constante acumulación de materiales y basura dentro del espacio físico utilizado como almacén.

5.3.4. Mano de Obra Para el factor de mano de obra, se identificaron tres causas que afectan la gestión de almacenamiento, las cuales son:

1. No se dispone de un analista de almacén que ejecute las operaciones de almacén, mediante la realización de actividades administrativas asociadas con el personal, mantenimiento de equipo, infraestructura, sistema de gestión de la calidad, seguridad industrial ambiente e higiene ocupacional, a fin de contribuir a optimizar el servicio prestado por el almacén.

2. Necesidad de incorporación de nuevo personal para reforzar las labores de almacén, ya que el mismo es insuficiente.

3. No se consta de una estructura jerárquica con roles definidos en el área de almacén, la cual determine un equipo de trabajo que coordine y optimice las operaciones de almacén.

5.3.5. Control de Inventarios Se puede inferir que este es uno de los elementos de mayor importancia dentro de la gestión de almacenamiento, hallándose para el mismo dos causas principales que generan una gestión ineficiente, las cuales son:

1. No se documenta un control de existencias que permita la creación de un plan logístico, para establecer las políticas que determinen cuánto y cuándo reabastecer el almacén, de los distintos materiales que son necesarios para la producción.

2. Falta de coordinación con las unidades usuarias, para determinar la cantidad de material consumido, ya que la gran mayoría de los materiales comprados por la Gerencia tienen el estatus de cargo directo. Al no contar con esta información, las probabilidades de crear discrepancias en la toma física de inventario son muy altas.

5.4. Aplicación de Encuesta Con la aplicación de esta herramienta se realizó un sondeo más amplio en el personal del Departamento de Procura, para así apreciar el grado de conocimiento de los trabajadores de los procesos internos de despacho y resguardo de mercancías además de saber su opinión en relación a la situación actual de almacenaje. (Ver Anexo 3).

La encuesta fue aplicada a: 08 trabajadores que conforman el Departamento de Procura. La misma está compuesta por siete preguntas de tipo cerrada, los resultados obtenidos de cada uno de los ítems se encuentran representados por un cuadro y por un gráfico respectivamente.

La validez de contenido del instrumento fue expresada por los tutores de este trabajo de investigación, profesionales de alta trayectoria profesional, los cuales son expertos en la materia o temas a desarrollar.

A continuación se presentan los resultados obtenidos de la encuesta aplicada a la muestra, estos se exponen agrupados en función de los cuadros y gráficos para mejor interpretación de los resultados. En la encuesta, se obtuvo como resultados los siguientes:

1.- ¿Qué cargo desempeña Usted en la Gerencia de Procura?

Tabla Nro.3 – Distribución de Cargos

Fuente: El Autor

Gráfico Nro.1 – Distribución de Cargos

Fuente: El Autor

Análisis Con este ítem, se busca identificar el cargo de cada persona encuestada y evaluar su función con respecto a la gestión de almacén, debido a que es importante para el investigador conocer la cantidad de trabajadores que ejecutan o que realizan actividades directas con el almacenamiento y despacho de las mercancías y además conocer si el personal a cargo de las operaciones es el suficiente para la ejecución de los procesos de almacenaje.

2.- ¿La empresa le facilitó alguna capacitación y/o formación para cumplir con las competencias requeridas para ejercer el cargo que ocupa actualmente? Tabla Nro.4- Determinación de capacitación para ejercer los cargos

Fuente: El Autor

Gráfico Nro. 2- Determinación de capacitación para ejercer los cargos Fuente: El Autor Análisis Con la aplicación de este ítem se evidencia que el 37% de los encuestados contaron con la capacitación para ejercer su cargo, mientras que el 63% niegan haber recibido capacitación, siendo un elemento de vital importancia para laborar en el almacén, a fin de evitar riesgos para su salud integral.

3.- ¿Posee usted las herramientas e implementos necesarios para llevar a cabo los procesos de Compra de la Gerencia de Procura?

Tabla Nro. 5 – Herramientas e implementos para llevar a cabo los procesos.

Fuente: El Autor

Gráfico Nro. 3 – Herramientas e implementos para llevar a cabo los procesos de la Gerencia de Procura.

Fuente: El Autor

El 100% de los encuestados coincide, en que no poseen las herramientas y equipos para realizar los procesos de compra de la gerencia, solo que en algunas oportunidades no funcionan eficazmente, como es el caso de los equipos de computación y el sistema SAP.

4.- ¿Posee usted los equipos de manutención apropiados para llevar a cabo las operaciones de almacén? Considere para su respuesta las opciones que se presentan a continuación: equipos de elevación, montacargas, grúas, carretillas.

Tabla Nro. 6 – Equipos de Manutención Apropiados para las operaciones de almacén.

Fuente: El Autor

Gráfico Nro. 4 – Equipos de Manutención Apropiados Para las Operaciones de Almacén. Análisis El 88% de los encuestados coincidió en que la empresa no posee los equipos necesarios para las operaciones de almacén, además, revelaron que actualmente los pocos equipos que poseen son prestados y mayormente utilizan carretillas para la movilización de material.

5.- ¿Posee la Empresa un Manual de Normas y Procedimientos para el almacenamiento de las mercancías que ingresan, se almacenan y/o se despachan? Tabla Nro. 7 – Existencia de un Manual de Normas y Procedimientos para el almacenamiento

Fuente: El Autor

Gráfico Nro. 5 – Existencia de un Manual de Normas y Procedimientos para el almacenamiento Análisis: el 75% de los encuestados respondió que desconocen la existencia de un Manual de Normas y Procedimientos para el almacenamiento de las mercancías que ingresan, se resguardan y/o despachan en el área de almacén, mientras que el 25%, indicó que si existe, pero el mismo no se aplica por falta de divulgación hacia los empleados.

6.- ¿Cree usted que el proceso de almacenaje actual de mercancías pudiera causar algún riesgo en la seguridad integral del personal que labora en el área de almacenamiento? Tabla Nro. 8 – Riesgo en la Seguridad Integral del personal

Fuente: El Autor

Gráfico Nro. 6 – Riesgo en la Seguridad Integral del personal

Análisis El 62% de los encuestados aseguran que existe riesgo por el sistema de almacenamiento que se lleva a cabo, debido a la desorganización con que se localiza la mercancía porque lo que ocasiona son retrasos y por el mal apilamiento que puede ocasionar que una mercancía caiga sobre un empleado. Por otro lado, el 38% de los encuestados indican que no existe ningún riesgo laboral, pues en el área de almacén se cumple y se obliga a cumplir con las medidas de seguridad industrial.

7.- ¿Considera Usted que la manera en que se están distribuyendo los materiales en el área de almacén, facilita el desplazamiento y localización de los tipos de mercancías resguardadas? Tabla Nro. 9 – Distribución Física

Fuente: El Autor

Gráfico Nro. 7 – Distribución Física Fuente: El Autor Análisis El total de los encuestados, considera que la manera en se distribuyen los materiales no se ajusta a los tipos de mercancías almacenadas, puesto no existe facilidad en la localización de la mercancía y la desorganización obstaculiza el desplazamiento, por ende el óptimo uso de los equipos móviles utilizados.

5.5. Evaluación de aplicación de artículos del Reglamento de las Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajo (RCHST), requerimientos de la LOPCYMAT y de las Normas COVENIN relacionadas al almacenamiento y a las Condiciones de Medio Ambiente de Trabajo. A los fines de evaluar la aplicación de los artículos de las normas mencionadas, mediante la observación directa se completó el cuestionario presentado a continuación sobre aspectos relevantes de seguridad, higiene y ambiente.

Tabla Nro. 10 – Aplicación de Normas

En la Tabla Nro. 11, se resumen los resultados porcentuales obtenidos mediante la aplicación del cuestionario.

Según los resultados obtenidos se puede observar lo siguiente:

1. En cuanto a los requerimientos de almacenamiento de materiales según la LOPCYMAT, Norma Covenin y el RCHST no se cumple en su cabalidad la norma, lo que representa una gran debilidad en la gestión de almacén.

2. El manejo y uso de equipos y de herramientas solo se cumple un 14% lo cual representa un peligro y riesgo para los trabajadores que los manipulan.

3. En cuanto a la instalación, puertas de escape, escaleras, pasillos, menos del 80% se cumple con la norma lo que implica un punto de atención para la seguridad de los trabajadores ante cualquier contingencia.

Cabe destacar que esta evaluación de cumplimiento de requisitos, se aplicó a las instalaciones de la Gerencia de Procura, en oficinas y en el área de almacenaje de materiales ubicado en el patio de materiales de la Empresa Mixta Petroanzoátegui, ya que la empresa Petrourica S.A. no cuenta con un área de almacén propio.

CAPÍTULO VI

Situación propuesta

Con la problemática encontrada en la Gerencia de Procura relativa a la gestión de almacén, surge la necesidad de elaborar un sistema de control de Gestión de almacén, como propuesta para la Empresa Mixta Petrourica S.A.

Dentro de este contexto, la elaboración de un diseño estructural para un sistema de almacenamiento a ser utilizado por la gerencia de procura, servirá como base y punto de partida para la posterior realización e implementación de un manual de control, que proporcionará ventajas inmediatas, tales como: mantener un mejor control del inventario, mantener el stock de materiales actualizado, al igual que permitir tener conocimiento de la existencia física de los movimientos realizados para un tiempo determinado.

Para la optimización de la gestión de almacenamiento de la gerencia de procura de la Empresa Mixta Petrourica S.A., es necesario considerar diversos aspectos tales como: condiciones del almacén; distribución; sistema computarizado de Inventario, procedimientos de solicitud, recepción, clasificación, iluminación, ventilación, despacho e inventario de materiales, cumplimiento de normas y procedimientos de calidad y prevención de riesgos laborales.

En el capítulo anterior se logró diagnosticar la situación actual de la gestión de almacén de la Gerencia de Procura, a través de herramientas que permitieron reflejar los factores que hoy en día representan obstáculos para lograr un proceso eficiente, por lo cual es necesario remediar todas estas debilidades, a los fines de optimizar la gestión de la Gerencia de Procura en cuanto almacenaje.

6.1. Análisis de los Resultados Para el análisis de los resultados obtenidos a través del diagrama de causa y efecto y de la encuesta aplicada sobre la situación actual de la gestión de almacenaje se puede afirmar que:

– No se cuenta con un espacio físico apropiado por lo que los materiales, equipos, herramientas y repuestos – La mercancía resguardada carece de clasificación, no existen criterios estratégicos para su ubicación.

– Falta de orden y limpieza en el área de almacenaje.

– No se cuenta con un montacargas para el manejo de materiales.

– Falta de procedimientos que definan y estandaricen la entrada, salida y el control de inventario de los materiales.

– Necesidad de incorporación de nuevo personal para reforzar las labores de almacén, ya que el mismo es insuficiente, con los perfiles de cargo definidos en roles y responsabilidades.

– No se documenta un control de existencias Stock.

– Falta de coordinación con las unidades usuarias, para determinar la cantidad de material consumido.

– No se aplican normas y procedimientos de calidad en aspectos relevantes de condiciones, medio ambiente de trabajo y almacenamiento.

– Existe debilidad en la aplicación de normas de seguridad, higiene y ambiente y debilidad en la prevención de riesgos laborales para los trabajadores del área de almacenaje.

6.1.1. Análisis FODA Una vez determinados los aspectos relevantes a mejorar en la gestión de almacén en base a los resultados obtenidos, se procederá a la construcción de estrategias mediante la Matriz FODA. Ver (Tabla Nro. 12)

Tabla Nro. 12 – Matriz FODA

El análisis FODA se realizó para conocer la situación actual que presenta la gestión de almacén, para así atacar sus debilidades y convertirlas en oportunidades.

Luego de realizar dicho análisis, se logró observar como factores críticos, la inexistencia de almacén propio para resguardo y despacho de materiales, sustentado en un sistema de inventario unificado y con el apoyo de mano de obra suficiente y capacitada.

Con respecto a las fortalezas y oportunidades, la empresa cuenta con el respaldo económico para invertir en la infraestructura de un almacén propio, promoviendo la capacitación y formación de la mano de obra.

En cuanto a las estrategias propuestas, se recomienda seguir las siguientes consideraciones para que de esta manera, puedan ser llevadas de manera satisfactoria:

Estrategias FO:

– Como se mencionó la empresa cuenta con el prestigio y el respaldo económico para invertir en una infraestructura propia de almacén aprovechando el área de la Macolla 03 el cual es suficientemente amplio y está ubicado estratégicamente.

– De igual forma la empresa cuenta con un sistema automatizado integrado del cual se puede aprovechar sus bondades tecnológicas para aplicar al sistema de inventario.

Estrategias FA:

– Realizar estudios que permitan establecer cuáles son las áreas prioritarias a invertir, tales como equipamiento de equipos y herramientas, infraestructura mediante análisis económicos y financieros.

Estrategias DA:

– Planificar reuniones continuas, a fin de analizar todos aquellos factores requeridos para la inversión de la infraestructura del almacén, ajustados a la realidad del país y en base al costo/beneficio.

Estrategias DO:

– Establecer un método para identificar las necesidades de capacitación y formación que permitan que todo el personal adquiriera la competencia y concientización necesaria para realizar las actividades requeridas en el ámbito de su trabajo. Además, de establecer una metodología de selección de personal, confeccionar el plan de capacitación y evaluar la eficacia de las capacitaciones a todo el personal de nuevo ingreso y el personal activo de la Empresa.

– Definir los lineamientos para realizar la selección e ingreso del recurso humano necesario para la gestión de almacén, con la finalidad de alinearlos con la estrategia de la empresa, asegurándose que el personal contratado sea evaluado en base a su educación, formación, habilidades y experiencia.

Adicional a la aplicación de estrategias propuestas en la matriz FODA, se hacen las siguientes recomendaciones, considerando los criterios expuestos en el Diagrama de Ishikawa (ver figura Nro. 9):

Recomendaciones a nivel de Inventario La propuesta del sistema de control de gestión presentada en la presente investigación, dispone como punto de partida un control de inventario adecuado, sustentado en un formato único con toda la información relacionada a los materiales.

– Control de inventario Para garantizar un adecuado control de inventario, es necesario diseñar un formato único que permita catalogar los materiales con todas sus características, su codificación en SAP, las unidades usuarias, centro de costo, y su ubicación; lo cual facilitará determinar la condición y las cantidades existentes para llevar un mejor control de la entrada y salida de los materiales.

En la Tabla N°14, se muestra el formato propuesto para el control de inventario.

Tabla Nro. 14 – Formato propuesto para el control de inventario.

Fuente: El Autor En el formato propuesto se registrará la cantidad de materiales, equipos, herramientas y repuestos que se encuentran en el almacén de perforación del distrito Cabrutica y posteriormente serán trasladados a la macolla E3. Además, posibilitará tener un criterio propio para organizar todos los materiales pertenecientes a la empresa y minimizar el tiempo de ubicación para su traslado a la macolla E3.

Como se mencionó anteriormente la implementación de este formato único, servirá de control para la entrada y salida de materiales y su catalogación con su respectivo código SAP, unidad usuaria y numero de pedido. Asimismo, suministrará el estatus del material; reflejando si el material es "cargo directo" o de stock. En la Figura Nro. 11, se describe el diagrama de proceso para la movilización de materiales, utilizando el formato propuesto.

Figura Nro. 11 – Diagrama de proceso movimiento de materiales. Fuente: El Autor.

Lista de materiales A los fines de obtener información veraz y precisa de los materiales en existencia, se procedió a elaborar una lista de materiales con su numeración, su respectivo código SAP, descripción del material y cantidades, como se muestra en la tabla Nro. 13.

Tabla. Nro. 13 – Lista de materiales sujeta al formato propuesto

Fuente: El Autor.

Recomendaciones Físicas del Almacén – Orden y limpieza En el almacén propuesto se recomienda implementar una metodología de orden y limpieza, lo que facilitará las condiciones esenciales para la salud de los trabajadores y una buena distribución de los materiales. Es indispensable que el almacén mantenga condiciones higiénicas, en este sentido se deben considerar los siguientes aspectos:

ü Los desperdicios (papeles o polvo), deben recogerse a diario, en todas las áreas de trabajo, pasillo y escalera.

ü Se recomienda fumigar el almacén cada 6 meses, a los fines de evitar la propagación de insectos y redores.

ü Se debe disponer de instalaciones sanitarias adecuadas.

ü El personal que labore en el almacén debe disponer de un abastecimiento de agua potable, limpia y fresca.

– Los pasillos Es de vital importancia que los pasillos, corredores y salidas estén despejados y debidamente señalizados, para permitir el libre acceso en todo momento.

El resto de elementos estructurales tales como : paredes, techo, puerta, piso y demás estructuras de la construcción, se les debe hacer el mantenimiento respectivo (pintura), para preservarse en condiciones óptimas, por lo cual se sugiere pintar en un período no mayor a tres meses y considerando la naturaleza de las labores que se ejecuten.

– Zona de inspección y rechazo Se recomienda que el almacén propuesto cuente con las demarcaciones pertinentes para garantizar la máxima eficiencia en el control de inventario.

Zona de inspección: Esta zona debe estar demarcada estratégicamente cerca de la zona de recepción o puesto de trabajo de los almacenistas. La zona de inspección, está diseñada para que cada material que llega al almacén sea inspeccionado por el almacenista, quien verifique que el material cumpla con las especificaciones del usuario.

Zona de rechazo: Por esta zona transita el material que es devuelto de la zona de inspección, por no presentar la documentación completa o por ausencia de alguna pieza del material o equipo. El material al transitar directamente por la zona de rechazo, no podrá ser almacenado y permanecerá retenido hasta que el supervisor o el almacenista coordinen con el proveedor y la unida usuaria la documentación o piezas completas.

– Cuarto frío El cuarto frío es un espacio determinado, que se recomienda tener en el almacén propuesto con la finalidad de resguardar equipos electrónicos, que requieren por sus especificaciones técnicas, ser almacenados en lugares refrigerados. De igual manera es de vital importancia que este espacio permanezca libre de polvo, para no afectar dichos equipos.

– Oficinas Considerando el estudio de la fuerza laboral requerida para el almacén, se sugiere que el almacén disponga de tres (03) oficinas y un área de recepción.

– Baños Se recomienda que el almacén cuente con dos (02) baños, uno para la oficina administrativa y otro para el galpón. El baño ubicado en el galpón es pertinente que tenga duchas, sanitarios, lavamanos, muebles y lockers o armarios; para el cambio de ropa del personal que ejecutará las actividades en las zonas de almacenaje.

– Ventilación La ventilación natural es la más conveniente y económica, por lo tanto, se propone que el almacén contenga ventanas altas y paredes de malla, que permita la circulación del aire. De igual manera se sugiere ventilación artificial, para garantizar que el almacén siempre cuente con una temperatura uniforme y agradable.

– Iluminación del almacén Una iluminación adecuada es esencial para la salud, seguridad y eficiencia de los trabajadores, en este sentido se aconseja:

El almacén debe contar con iluminación natural y artificial en la cantidad y calidad suficiente, a fin que los trabajadores realicen sus labores con la mayor seguridad y sin prejuicio de la vista.

ü Todas las ventanas, u orificios por donde ingrese la luz solar, así como las pantallas y bombillas, deberán conservarse limpios y libres de obstrucción.

ü La iluminación general artificial debe ser uniforme y distribuida de manera que se evite sombras intensas, contrastes, y deslumbramientos.

ü Para la iluminación de las diferentes áreas de trabajo, se considerarán los valores mínimos indicados en la siguiente tabla, según las Normas COVENIN 734 y 200 (Ver Figura Nro. 11 – Niveles de Iluminación)

Figura Nro. 12 – Niveles de Iluminación Fuente : El Autor – Aviso señales y carteles Es imperante identificar los pasillos, muebles, niveles y columnas. En los pasillos y los muebles, las indetificaciones se colocan altas, el tamaño de las letras deberá permitir su lectura desde lejos (en los paneles situados a seis metros), las letras deberan ser de almenos seis centimetros.

El analista de almacén velará porque todas las áreas de almacenamiento se encuentren identificadas.

Recomendaciones para el Sistema de Estantería. Siguiendo el plan de gestión de almacén propuesto, se dispone hacer un estudio técnico de los componentes y las maquinarias que se van a utilizar en el funcionamiento del almacén, como lo son las estanterías o rack, paletas, traspaletas y montacargas.

– Compra o construcción de rack Se requiere de la elaboración o adquisición de estos tipos de estantes para la distribución de materiales, equipos y suministros de alta capacidad, asimismo para colocar en la parte externa del almacén los tambores que contienen aceites y químicos. Lo anterior permitirá manipular de una manera óptima los aceites y químicos y no exponer los mismos en riesgo dentro del almacén.

Cabe mencionar que la colocación de los materiales en racks o estantes, trae como beneficio mejorar la utilización del espacio, pues de esta forma los materiales y equipos puedan almacenarse hacia arriba sin importar el hecho de que las características de su empaque no permitan que se estiben.

Los racks también ofrecen una reducción en el daño que se le pueda causar a los materiales e incrementan la accesibilidad q se tienen hacia los productos, factores que son tan importantes como el aprovechamiento del espacio. Esto es muy conveniente en el almacén para evitar colocar materiales uno encima de otro, y mejorar la visualización del material y minimizar los tiempos de búsqueda.

Los racks están formados por columnas, por los brazos que son los que cargan el peso del pallet y por soportes horizontales y diagonales. Muchos proveedores de racks tienen sus propios diseños patentados y los podemos encontrar en medidas estándar. Entre los tipos de rack, se recomienda colocar el "Rack flow", ya que es de acero con una altura de 04 metros aproximadamente, con tres divisiones y debe tener una profundidad de 60 cm. Este rack puede soportar 750 kg. (Ver Figura Nro. 13 – Rack Flow)

Figura Nro. 13 – Rack Flow Fuente: El Autor Los rack simples, cuentan con una sola posición de profundidad y ofrecen accesibilidad a todos los materiales depositados (Ver figura Nro. 14 – Estantería Simple). La utilización de racks simples genera muchos pasillos en el LAYOUT del almacén, el rack de doble profundidad reduce este número de pasillos e incrementa la utilización de espacios, sin embargo provoca el bloqueo del material que quedo atrás de otro y el acceso al material trasero no es posible, además requiere de un tipo de montacargas especial, el montacargas de doble profundidad. A la empresa le interesa tener acceso a cada uno de sus materiales, pues uno de los problemas principales es la falta de conocimiento de los materiales y equipos con que se cuenta.

Figura Nro. 14 – Estantería Simple Adicionalmente se plantean las siguientes observaciones:

? El estante o el rack, debe soportar cargas.

? Colocar blindaje metálico o de madera para proteger las patas de los estantes de los choques con carretillas o montacargas.

? El modelo de rack que se recomienda es el "Rack flow", rack muy usado por la industria.

Siguiendo estos lineamientos, el analista de almacén deberá realizar una visita semanal a los estantes o rack, para asegurarse que no han sufrido ningún daño o que el suelo no presente hundimiento.

– Creación de una Mezanina En la distribución de las áreas del almacén, se propone la creación de una Mezanina, la cual se tiene previsto que conste de (06) metros de ancho y 24 metros de largo, pegada en la parte de atrás del almacén; con la finalidad de resguardar los equipos, repuestos y suministros de una manera más adecuada.

Con la creación de la Mezanina se podrán visualizar las especificaciones y descripciones de los materiales, para así permitir la visualización del almacenista de una manera más rápida y efectiva. Cabe destacar que la misma contará con dos escaleras, con una altura aproximada de 2.10m, cada una y también sus respectivas barandas de seguridad, con el propósito de optimizar el proceso y en cuyo caso puede servir de vía de emergencia (Ver Figura Nro. 15 – Mezanina).

Figura Nro. 15 – Mezanina El estante de descripción Mezanina a fabricar en el almacén de Petrourica S.A., es un tipo de estantería de almacenamiento o llamada trasiego, dicho material es acero en forma de tubos y de donde se requiere la instalación de una planta entresuelo, la cual es la mejor manera de optimizar el espacio Estos bastidores, pueden ocupar todo el espacio en la plataforma, donde la misma está establecida para 2.10 metros, siendo esta la distancia para colocar las escaleras simples que van desde el entresuelo hasta la plataforma de la Mezanina. De esta manera pueden ser utilizados los montacargas para el traslado de los diferentes materiales pesados. Esta mezanina será fabricada con la finalidad de soportar hasta 1000kg/m3, ya que está estructurada con un material de acero. Al igual que los rack la función de la mezanina es optimizar el espacio del almacén y hacer que los materiales, equipos y suministros sean depositados y guardados de una manera más factible para los trabajadores de la planta.

– Cajas apilable tipo colmena Se recomienda estas cajas tipo colmenas, porque son ideales para el almacenamiento de materiales y componentes de dimensiones pequeñas, como por ejempolo: tornillos, tuercas, esparragos, reductores, buje, entre otros. Adicionalmente, esta cajas tipo colmenas son muy resistentes a los golpes y muy livianas para su manejo.

Recomendaciones para el uso de equipos y herramientas – Transpaletas Es un aparato utilizado en almacén para realizar diversa tareas relacionadas con la mercancía almacenada, tales como: carga, descarga, traslado de una zona a otra del almacén y operaciones de picking. El transpaleta manual, es un tipo de carretilla manual que forma parte del equipo básico de trabajo, en el caso de acarrear bultos pesados, y por su simpleza y eficacia tiene para sí el uso generalizado de la manutención y traslados horizontales de cargas unitarias sobre paletas y su operación desde los sitios de almacenamiento a los de operación. (Ver Figura Nro. 16 – Transpaleta)

Características del transpaleta recomendado:

§ Capacidad de 3000 kg

§ Ancho: 68, 50 cm

§ Ancho individual de uñas 16 cm.

§ Largo de las uñas 1. 22 m.

§ peso aproximado 80 kg.

Figura Nro. 16 – Transpaleta – Montacargas El montacargas, es un vehículo contrapesado en su parte trasera, que mediante dos horquillas o uñas coloquialmente llamadas, puede transportar y apilar cargas generalmente montadas sobre tarimas o paletas. Se podría decir que el montacargas es un vehículo de carga de uso rudo industrial y se utiliza en almacenes y tiendas de autoservicio, para transportar tarimas o paletas con mercancías y acomodarlas en estanterías o rack (Montacargas propuesto, ver figura 17.)

Figura Nro. 17 – Montacargas industrial, Toyota capacidad 2.5 TON cauchos macizos triple torre, motor a gas Fuente: El Autor – Compra de carro móvil para gavetas plásticas El disponer de este carro facilitará al personal contratista y al personal de trabajo que desee realizar un mantenimiento dentro de la planta, disminuir los tiempos de demora de dicha actividad, ya que estos no cuentan con la facilidad de manejar vehículos y en algunas ocasiones se requiere de una gran cantidad de materiales o herramientas para realizar los trabajos. (Ver Figura Nro. 18 – Carro Móvil 4 ruedas).

Figura Nro. 18 – Carro móvil 04 ruedas Fuente: El Autor Este carro cuenta con las siguientes características:

§ De acero pintado, ligero y de estructura fuerte.

§ Excelente estabilidad y rigidez con el carro lleno.

§ Cuatro ruedas, dos de ellas con freno de 100 mm de diámetro.

Recomendaciones para implementar políticas y normas de almacenaje

En base a los resultados obtenidos en la formulación del cuestionario de evaluación de aplicación de Normas para el Control de las Condiciones de Medio Ambiente de Trabajo y de Almacenamiento, se recomiendan aplicar las siguientes normas:

§ Covenin 187-92 Colores símbolos y dimensiones para señales de seguridad.

§ Covenin 823-88 Sistemas de detección alarma y extinción de incendio.

§ Covenin 2248-87 Manejo de Materiales y equipos.

§ Covenin 2249-93 Iluminancias en tareas y áreas de trabajo.

§ Covenin 2250-2000 Ventilación de los lugares de trabajo.

§ Covenin 2237-89 Ropa, equipos y dispositivos de protección personal.

Selección de acuerdo al riesgo ocupacional.

§ Norma Covenin 2260-88. Programa de higiene y seguridad industrial.

Aspectos generales.

§ Norma Covenin 4001:2000. Requisitos que integran un Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene Ocupacional (SGSHO) En este orden de ideas, en base a la revisión bibliográfica realizada para la presente investigación, se consideran como requerimientos necesarios para la prevención y control de los riesgos laborales los siguientes elementos, basados en las normas Covenin:

§ Sistemas de extinción de incendio

§ Sistemas de detección y alarma contra incendio

§ Señalización y demarcación de área – Sistemas de Extinción de Incendio A continuación se establecen los requerimientos mínimos que debe tener el diseño del almacén propuesto, relacionado a los sistemas fijos de extinción de incendio a base de: dióxido de carbono, polvo químico seco, a fin de garantizar un nivel razonable de protección para el personal y las instalaciones, frente a los riesgos potenciales de incendio y/o explosión que puedan originarse en instalaciones de la Industria Petrolera.

En referencia a lo anterior, la norma NFPA 10 (Nationalfire Protection Association) provee la clase y cantidad de extinguidores necesarios para los tipos de incendios específicos, siendo los más comunes los de dióxido de carbón-o, polvo químico seco y vapor de agua.

– Sistemas de dióxido de carbono (CO2) El CO2 como agente no conductor de la electricidad, se recomienda emplear en incendios de equipos eléctricos energizados. Una de las ventajas del CO2 es que no deja residuos, ya que se vaporiza al estar en contacto con el aire, eliminando la necesidad de limpieza que otros sistemas pueden causar. Sin embargo, el CO2 influye sobre varias funciones vitales de los organismos vivos tales como la respiración, dilatación del sistema vascular y el PH de los fluidos corporales. Concentraciones de CO2 entre el 6 y 7% en el aire es considerado el valor límite.

Por otra parte la instalación de sistemas fijos de CO2, se basará en la realización de un análisis de riesgo fundamentado en los criterios señalados en el documento PDVSAIR–S–02. Finalmente como se mencionó anteriormente, este sistema se recomienda usar cuando se requiere un – Sistemas de polvo químico seco (PQS) La instalación de sistemas fijos de polvo químico seco, se basará en la realización de un análisis de riesgo, fundamentado en los criterios establecidos en el documento PDVSA IR–S–02.

Cabe destacar que los sistemas fijos de polvo químico seco, no deben usarse para proteger:

a) Compuestos químicos que contienen su propio aporte de oxígeno, tal como la nitrocelulosa.

b) Materiales reactivos tales como: sodio, potasio, magnesio, titanio y zirconio.

c) Equipos o materiales donde puedan desarrollarse incendios no superficiales.

d) Equipos eléctricos o electrónicos, donde el polvo químico seco pudiese dañar componentes o elementos.

e) Situaciones donde la limpieza del agente después de la descarga, sea costosa y/o difícil.

– Sistema de detección y alarma contra incendio Como segundo requerimiento de vital importancia para la prevención y control de los riesgos laborales en el almacén propuesto, se determina un Sistema de detección y alarma contra incendio.

Criterio general del diseño, el sistema de detección y alarma de incendio estará constituido por: un tablero central de control, fuente de alimentación eléctrica, detectores de incendio, estaciones manuales de alarma, difusores de sonido, circuito de señalización, tablero central de control para sistemas detección y alarma de incendio. Todos los componentes del sistema cumplirán con la norma COVENIN 1041 y 1377.

Los sistema de detección de alarma e incendio a ser utilizados, ofrecerán la mayor disponibilidad y confiabilidad posible en función de la nuevas tecnologías existente en el mercado, los detectores tendrán capacidad de autodiagnóstico y reporte de avería, mejor tiempo de respuesta, identificación precisa de la zona de alarma, entre otros.

Los componente del sistema serán certificados por un organismo o institución reconocida, los planos del sistema cumplirán con las simbología establecida en la norma COVENIN 1329.

– Tablero central de control Es el componente neurológico del sistema de detección y alarma de incendio, el cual alimentará y supervisará todo el circuito de detección y alarma. Se instalará un tablero que contendrá internamente el circuito necesario para recibir, convertir, y emitir las señales de alarma en forma audible y visible.

El tablero central de control de incendio cumplirá con lo establecido en la norma COVENIN 1041. Esta norma contempla las características mínimas de diseño y funcionamientos que deben cumplir los tableros centrales de control destinado al uso de sistema de detección y alarma de incendio.

A continuación se nombran las características que tendrá el tablero central de control:

a) Dispositivo y circuitos necesarios para recibir y emitir la señal de alarma previa y general de incendio, señales de avería y señales supervisora, en forma audible y visible.

b) Luces para indicar:

§ Operaciones normales.

§ Señales de alarma de incendio.

§ Señales de avería, la cual cubrirá niveles de descarga de las baterías, corto circuito en el tablero, puesta a tierra, desconexiones de los detectores y / o de los difusores de sonido, rotura de cables en circuitos de detección de alarma sonora, así como la del resto del cableado del sistema, tanto la ocurrencia de una avería en un circuito de detección como la resección de una señal de detección de incendio será indicada con luces que identifique la zona de detección.

c) Controles operativos para iniciar y apagar alarmas para zonas, provocar señales de alarma, cancelar alarmas audibles y reponer el sistema.

d) Estará diseñado para funcionar correctamente, a tensiones entre el 85% y el 110% de su tensión nominal de alimentación. En caso de que falle la tensión de alimentación, tendrá un respaldo mediante bancos de baterías, que le ofrecerá autonomía por un tiempo de 24 horas.

e) El tablero central de control estará ubicado en un lugar permanentemente atendido.

– Detectores de incendio La selección del tipo de detectores de incendio que serán utilizados en la protección de las áreas de almacén y oficina estará basada en los siguientes aspectos:

§ Naturaleza del combustible.

§ Geometría del área protegida.

§ Factores ambientales.

§ Sensibilidad.

§ Tiempo de respuesta requerido.

En estas aplicaciones se instalarán detectores de humo tipo iónico. Esto son detectores puntuales que consisten en una cámara con un elemento radiactivo, que produce la ionización del aire en dicha cámara, y permite el paso de una cierta corriente eléctrica entre dos electrodo, a través del aire ionizado, cuando las partículas de humo del incendio ingresen a la cámara de ionización, originara un cambio en la conductividad eléctrica, hasta alcanzar el nivel de activación del detector.

– Localización y espaciamiento Los detectores de humo se distribuirán teniendo en cuenta las buenas prácticas de ingeniería y las recomendaciones del fabricante. Entre los factores considerados están:

§ Características de combustión del material.

§ Sensibilidad del detector.

§ Geometría del área protegida.

§ Corriente de aires y posibles obstrucciones.

La separación entre los directores en ningún caso excederá a lo indicado por el fabricante, en la localización y esparcimiento de los detectores, se toma en cuenta lo establecido en el código de la NFPA 72. Los detectores se fijaran al techo a una distancia no inferior a 10 centímetro de las paredes laterales, y lo instalado en las paredes a una distancia entre 10 y 30 cm del techo.

– Estaciones manuales de alarma Las estaciones manuales de alarma son dispositivos de señalización que permitirán notificar una situación de peligro y/o incendio en las instalaciones, están cumplirán con las normas COVENIN 758.

– Ubicación y distribución Las estaciones manuales de alarma estarán ubicadas en sitios visibles y distribuidos en el área protegida de forma que no resulte obstruida y sean fácilmente accesibles. Se colocarán en las vías normales de salida del área protegida de acuerdo a los siguientes criterios:

§ Se colocará al menos una estación manual de alarma por cada nivel.

§ Se colocará el número necesario de estaciones manuales en cada nivel afín de obtener un recorrido horizontal.

§ En las vías de escape cercana a la salida de la edificación.

– Instalación Las instalaciones manuales se instalaran en paredes, pintadas de color rojo la superficie de la pare donde estará esta, facilitando su rápida localización. La instalación manual se instalara a una altura de 1,3 metro sobre el nivel del piso.

– Difusores de sonido Los difusores de sonido serán activados manualmente o automáticamente en el caso de alarma de incendio, estarán estratégicamente ubicadas para asegurar una máxima cobertura en las instalaciones, la señal de alarma se activara inmediatamente al detectar una situación de emergencia.

La señal de alarma será clara y audible y repetitiva, con un tono ascendente que comienza en 600 Hz y finaliza en 1100 Hz con una duración de 2,6 segundo y un intervalo de 0,4 segundo entre siclo de tono.

– Señalización y Demarcación En todas las áreas o zonas de PDVSA debe existir una adecuada señalización y demarcación de: estaciones de trabajo, áreas de almacenamiento, circulación, ubicación de máquinas y equipos contra incendio, áreas administrativas, entre otros. Se debe garantizar el mantenimiento de estas demarcaciones y señalizaciones para asegurar su integridad física y visual.

Toda área no industrial de PDVSA, debe disponer de demarcación y señalización de accesibilidad a todas las personas independientemente de su capacidad, para ello se debe cumplir con lo establecido en las normas COVENIN 3296, COVENIN 3297 y COVENIN 3298.

– Colores a Utilizar Colores para señalización, la combinación de colores y significado de las señales de seguridad deben estar alineados con lo establecido en la Norma COVENIN 187.

Colores para Demarcación Para la demarcación de las áreas de las diferentes instalaciones de PDVSA se debe tomar como referencia lo establecido en el Tabla que se encuentran a continuación:

Tabla Nro. 15 – Colores para Demarcación

Fuente: El Autor

§ En el caso de las áreas no industriales, se debe usar el color sugerido para las escaleras metálicas siempre y cuando no afecte el diseño y armonía de las instalaciones.

§ Las tonalidades de los colores indicados en las Tablas 1 y 2 deben ser puras, es decir, sin degradación.

§ Se deben utilizar pinturas con características reflectivas en la demarcación de áreas expuestas a la intemperie.

– Diseño y Dimensiones La señalización, el diseño y las dimensiones a utilizar en las señales de seguridad deben estar alineadas con lo establecido en la Norma COVENIN 187 y el Manual de Señalamiento y Apéndice Gráfico al Reglamento de la Ley de Tránsito Terrestre.

Para la instalación de estas señales se debe tomar en cuenta:

a) Señales de Seguridad. Todas las señales de seguridad a instalar en las áreas industriales y no industriales de PDVSA deben fijarse a una altura comprendida entre 1,50 m y 2 m.

b) Señales de Tránsito. Altura de Señales de Reglamentación, Vías Operacionales Las señales instaladas al margen de la carretera o vías operacionales tendrán una altura aproximada de por lo menos 1,50 m, desde la superficie del pavimento hasta la parte inferior de la señal. Cuando exista más de una señal en un poste, la señal inferior deberá quedar a no menos de 1 m de altura sobre el pavimento.

– Dimensiones de las Señales de Prevención Las dimensiones mínimas recomendadas para las señales de prevención son las siguientes:

§ Vías Operacionales: 0,45 m de lado.

§ Áreas Industriales y No Industriales: 0,60 m de lado.

Las dimensiones mínimas recomendadas serán: de mínimo 1cm y máximo 2 cm. El dimensionamiento de las señales debe ser conforme al tipo de área operacional donde se vaya a instalar, con el objeto de brindar la visibilidad adecuada para las diferentes velocidades de operación.

Demarcación El diseño y las dimensiones para trazado de áreas destinadas para ser utilizado en PDVSA están dadas por:

– Líneas Continuas Como su nombre lo indica se refiere a trazados continuos que deben ser pintados de manera uniforme a lo largo de su trayectoria.

§ Usos. Demarcación de vías de escape. Para las líneas en vías de circulación vehicular.

§ Dimensiones. Para la demarcación de vías de escape y líneas de circulación vehicular, el ancho de la línea es de 10 cm a 15 cm y debe trazarse a lo largo de todo el recorrido estipulado. En el caso de coincidir con cominerías o zonas de libre paso peatonal, se debe mantener las mismas dimensiones y el trazado debe realizarse en el medio de la sección de estas cominerías.

– Franjas Segmentadas Son aquellas franjas que su trazado es segmentado o seccionado para identificar un área para un fin específico.

§ Usos. Para caminerías o áreas de libre paso peatonal. Áreas de carga y descarga. Zonas de prohibición de estacionamiento. Reductores de velocidad

§ Dimensiones. Las franjas segmentadas para cominerías se deben trazar con orientación horizontal y una longitud mínima de 1 m. Las mismas deben tener un ancho de 50 cm a 60 cm y separadas con la misma dimensión de ancho. El trazado de este tipo de franja se debe realizar a lo largo de toda la trayectoria deseada. (Ver Figura 18.) Figura Nro. 19 – Franjas Segmentadas

Fuente: El Autor

§ Las franjas segmentadas para áreas de carga y descarga se deben trazar con una orientación de 45°, un ancho de 30 cm para áreas no mayores a 20 m2.Para áreas superiores se deben trazar franjas de 50 cm de ancho. Independientemente del tamaño de las franjas, las mismas deben tener una separación del mismo ancho de ellas.

§ Las franjas segmentadas de áreas en zonas de prohibición de estacionamiento se deben trazar con una orientación de 45°, un ancho de 15 cm para áreas no mayores a 10 m2. Para áreas superiores se deben trazar franjas de 30 cm de ancho. Independientemente del tamaño de las franjas, las mismas deben tener una separación del mismo ancho de ellas.

§ Los reductores de velocidad se demarcarán con franjas continuas de 40 cm de ancho, trazadas con una inclinación de 45° alternando entre color blanco y amarillo. Adicional se deberá demarcar con dos franjas longitudinales de color amarillo (una anterior y una posterior) de 50 cm de ancho y separadas a 100 cm del reductor. El ancho total del arreglo dependerá del ancho de la vía a demarcar. (Ver Figura 19).

Figura Nro. 20 – Trazado para Reductor de Velocidad Fuente: El Autor 6.2. Mapa de Riesgos A continuación se presenta Mapa de Riesgo de Almacén propuesto, donde se identifican las áreas, que resultarían afectadas como consecuencia negativa de la ocurrencia de un evento no deseado, además, también se muestran los diferentes elementos a considerar ante una eventualidad de esta índole, tales como extintores, rutas de escape, entre otros. El objetivo del Mapa de Riesgo es permitir disminuir al mínimo la vulnerabilidad del área y sus trabajadores a la hora de un evento (ver Figura Nro. 21).

Figura Nro. 21 –Mapa de Riesgos

Fuente: El Autor

6.3. Análisis de Riesgos Luego de localizar de una manera práctica y sencilla los agentes generadores de riesgos presentes en el almacén, se procedió a realizar la valoración de dichos riesgos de maneras cuantitativas, para así tener con exactitud el impacto que estos tienen sobre el trabajador.

Para esta actividad se elaboró una Matriz de Riesgo la cual contiene la siguiente información (Ver Tabla Nro. 17 -Matriz de Riesgos de Almacén):

• Riesgo: en este renglón se especifica el riesgo potencial al cual se expone el trabajador en el área de trabajo.

• Agente: define todos los factores que dan lugar al riesgo originado.

• Causas: explica la razón directa por la cual el agente especificado origina el riesgo que se somete a análisis en el formato.

• Consecuencias (C): determina el grado de consecuencias que desemboca el riesgo en caso de ocurrir, este valor se determina según el formato explicado en la tabla.

• Exposición (E): asigna un valor numérico al grado de exposición que tiene el trabajador a la condición insegura que se está tratando, este valor es asignado según la tabla.

• Probabilidad (P): determina la probabilidad de que personas y/o equipos ubicados en diferentes ambientes y distancia del evento puedan verse afectados.

• Tipo de riesgo: es la clasificación final que se le otorga al evento, según la fórmula C x E x P y la tabla que, dependiendo de este resultado le asigna una denominación a este.

Evaluación y valoración de los riesgos Luego de localizar de una manera práctica y sencilla los agentes generadores de riesgos presentes en el almacén, se procedió a realizar la valoración de dichos riesgos de maneras cuantitativas, para así tener con exactitud el impacto que estos tienen sobre el trabajador.

Esta valoración se realizará mediante el Método de William T. Fine, donde se le dará valor a tres criterios: consecuencias, exposición y probabilidad, y luego multiplicar las notas obtenidas en cada uno, los valores de estos criterios se seleccionan del Tabla de ponderación siguiente:

Tabla Nro. 16 – Ponderación del Riesgo

Fuente: El Autor (Continuación) Tabla Nro. 16 – Ponderación del Riesgo

Fuente: El Autor

Fuente : El Autor.

6.4. Diseño propuesto del almacén en CAD La segunda etapa del sistema de control de gestión a proponer, sugiere diseñar una estructura arquitectónica de almacén en auto CAD; para tal fin se considerarán las dimensiones y características del proyecto de construcción del almacén provisional de 1000 , que está llevando a cabo la Gerencia de Ingeniería , en las instalaciones de la macolla E3. Adicionalmente, se hará una revisión bibliográfica de normas y procedimientos a ser aplicados. A continuación se presenta Diseño CAD del almacén propuesto.

Figura Nro. 22 – Diseño en CAD del almacen propuesto

Figura Nro. 23 – Diseño en CAD del almacen propuesto

Fuente: El Autor

Beneficios y ventajas del diseño del almacén propuesto El objetivo del diseño del almacén es facilitar la rapidez de la preparación de los pedidos de mercancías, todo ello en pro de conseguir mejorar el proceso de almacén, consiguiendo ciclos de pedido más rápidos y con mejor servicio al cliente.

De esta manera, el objetivo principal del mejoramiento se enfoca en la optimización del espacio, garantizando el suministro continuo y oportuno de los materiales requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica. (Ver Anexos 1 y 2). Dentro de los beneficios que otorga el diseño del almacén propuesto se encuentran:

§ Reducción de tareas administrativas

§ Reducción de tiempos de búsqueda

§ Nivel de satisfacción del cliente interno

§ Reducción de costos.

§ Reducción del espacio necesario.

§ Reducción de los plazos de entrega.

§ Plazos fiables.

§ Reducción de obsolescencias.

§ Disminución de devoluciones.

Galpón de químicos El Galpón de químicos, es una estrutura fundamental para poner en resguardo a quellos materiales que necesiten un trato especial, como lo son los POLIMEROS, NAFTAN y quÍmicos secuestrantes H2S, entre otros. Estos químicos sirven para la estimulación de pozos de crudo pesado, y son altamente usados. Es necesario contar con una estructura y el espacio adecuados para su almacenamiento, considerando las normas COVENIN 3061:2002; la cual esta referida a todas aquellas empresas u organismos públicos y privados que manejen, almacenen y/o trasporten materiales peligrosos.

En este sentido, los requisitos de adiestramiento de la norma 3061:2002, indican que toda persona que maneje, almacené y/o trasporte materiales peligrosos debe recibir adiestramiento en la siguientes areas:

? Reconocimiento e identificacion de materiales peligrosos.

? Manejo y almacenamiento seguro de materiales peligrosos.

? Transporte seguro de materiales peligrosos.

Es importante destacar que el adiestramiento debe incluir los siguientes aspectos:

a) Riesgo asociado a los materiales peligrosos, incluyendo los efecto en la salud.

b) Clasificación de los materiales peligrosos. c) Identificación de los materiales peligrosos.

d) Marcas, simbología, etiquetas, y placas de identificación de los materiales peligrosos.

e) Documentación que acompañe un material peligroso.

f) Basamento legal y controles de las autoridades competentes. g) Procedimiento de operaciones y manejo seguro.

h) Operaciones de carga y descarga. i) Almacenamiento seguro.

j) Medidas y equipo de autoprotección.

k) Métodos de prevención de accidentes. l) Respuesta a emergencia e incidentes.

Finalmente se indica que el galpón de químicos, debe ser una estructura con paredes amplias y ventiladas, para que el aire circule y no se acumulen dentro de la estructura gases tóxicos y/o gases inflamables, que puedan ocacionar daños al personal y a los materiales que se quieren resguardar.

(Ver Figura No. 22 del galpón de químicos propuesto en Auto CAD.)

Figura Nro. 24 – Diseño en CAD del Galpón de Químicos en 3D

Fuente : El Autor.

Evaluar el impacto del diseño del almacén y su funcionamiento El diseño del almacén propuesto se considera tendrá un impacto positivo en la operacionalidad del almacén, permitiendo el flujo de materiales, ya que la distribución interna evita zonas y puntos de congestión, a la vez que facilita las tareas de mantenimiento y pone los medios para obtener la mayor velocidad de movimiento; de esta forma se reduce por principio de flujo de materiales el tiempo de trabajo.

La distribución interior de la planta del almacén se diseñó conjugando la conexión entre las distintas zonas del almacén con las puertas de acceso, los obstáculos arquitectónicos como las columnas, los pasillos y pasos de circulación.

De igual forma se consideraron los factores de mayor influencia como lo son los medios de manipulación y las características de las mercancías.

Para tal fin, se realizó el análisis de los siguientes aspectos:

> Carga máxima de los medios de transporte externo, así como el equipo de transporte interno (carretillas, elevadoras, montacargas, grúas) y el tiempo necesario para cada operación.

> Características de las unidades a almacenar, tales como la forma, el peso, propiedades físicas.

> Cantidad de materiales recibidos y frecuencia del mismo: diario, semanal, quincenal, mensual.

> Unidades máximas y mínimas a almacenar de cada una de las unidades, en función de las necesidades y la capacidad de almacenamiento.

Cabe destacar que en el diseño del almacén las zonas están perfectamente delimitadas, estas son: recepción, almacenaje, preparación de pedidos y expedición. Lo cual permitirá un flujo de materiales asegurando el modo más eficiente para manejar los productos que se dispongan dentro del almacén.

6.5. Distribución de materiales en la Macolla E3, según sus requerimientos. Una vez realizado el inventario en el formato propuesto en la segunda etapa del sistema de gestión de almacén a implementar, como tercer paso, se realizará una distribución de materiales en la Macolla E3.

La Macolla E3, es el área donde la Empresa Mixta PetroUrica S.A., trasladará los distintos materiales, por lo cual se sugiere diseñar una distribución apropiada del espacio físico.

Dentro de este contexto, se despliega un conjunto de actividades para optimizar el traslado de los materiales a la Macolla E3.

1) Inicialmente, se sugiere separar los materiales de alto peso y de gran valor de los materiales de bajo peso y de menor tamaño, en una zona despejada, para que el montacargas pueda realizar operaciones de carga y descarga sin nigun tipo de inconveniente.

2) Se recomienda demarcar una zona de carga y descarga en los espacios utilizados en el Distrito Cabrutica, con la finalidad de que el vehículo de carga cuente con un sitio específico donde ubicarse; para realizar las operaciones de carga y traslado de materiales.

3) Se diseñó formato para unificar los datos y especificaciones del transporte; tales como: marca, año, modelo, empresa, datos del Figura 25)

Tabla Nro.25 – Formato propuesto despacho de materiales

Fuente: El Autor.

Organización de los materiales para la distribución Previamente al traslado de los materiales es necesario realizar una organización de los mismos, en donde se defina claramente el tipo de material que se trasladará a la macolla E3.

Para lograr este objetivo, se indican algunas consideraciones a tomar en cuenta:

1) Definir áreas específicas para almacenar materiales del mismo tipo.

2) Especificar cuáles materiales deben estar bajo techo y cuáles al aire libre.

3) Definir con claridad cuáles materiales deben ser almacenados en la Macolla E3 y cuáles deben ser remitidos a los otros almacenes de filiales de PDVSA.

A continuación se presentan gráficas con la situación actual y la distribución propuesta.

Figura Nro. 25 – Distribución actual en la macolla E3